מנהל/ת משרד למחלקת הגיוס

היקף משרה: מלאה
התחלת עבודה: מיידי

הגדרת התפקיד:

• ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של מחלקת הגיוס, הכולל ניהול יומנים ותיאום פגישות עבור צוות המחלקה
• קיום קשר שוטף עם מועמדים: זימון לראיונות, ביצוע ראיונות טלפוניים ראשוניים, מתן מענה שוטף ועדכון סטטוס בתהליך.
• קבלת מועמדים המגיעים לראיונות ומתן ליווי ראשוני הכולל מילוי שאלונים.
• תפעול ועדכון שוטף של מערכת הגיוס: הזנת נתונים, תיעוד חוות דעת, העלאת מסמכים וניהול שלבי התהליך.
• אחריות על פרסום משרות באתרי דרושים ובמדיות החברתיות ועבודה מול מחלקת הגרפיקה לצורך יצירת מודעות
• פיתוח והרחבת אפיקי פרסום בהתאם לצרכי הגיוס- איתור מקורות גיוס חדשים, שימור ויצירת קשרים עם גופים חיצוניים (מכללות, עמותות, קהילות מקצועיות, פלטפורמות דיגיטליות)
• הזנת חשבוניות, ניהול קשר מול ספקים, ומתן מענה תפעולי שוטף בהיבטים מנהלתיים.
• הפקת דוחות ממערכת הגיוס, ניתוח נתונים באקסל, ביצוע הצלבות מידע והצגת ממצאים, כולל הכנת מצגות מקצועיות.
• ליווי ויישום של תהליכים טכנולוגיים וכלים חדשים במחלקת הגיוס, בשיתוף עם גורמים פנים וחוץ ארגוניים.

דרישות:

• ניסיון קודם בתפקיד אדמיניסטרטיבי – חובה. ניסיון בסביבת גיוס – יתרון משמעותי.
• שליטה מלאה בתוכנות Office, בדגש על Excel ו־PowerPoint.
• כושר ארגון, דיוק ויכולת עבודה עצמאית בסביבה מרובת משימות.
• תודעת שירות גבוהה, יוזמה, אחריות אישית ודיסקרטיות.
• תקשורת בינאישית מצוינת, יחסי אנוש מעולים וכושר ביטוי גבוה בעל־פה ובכתב.
• אוריינטציה טכנולוגית ויכולת למידה מהירה של מערכות חדשות.